• A- A A+

Asjaajamise ja infotehnoloogia osakonna juhataja ametijuhend

KINNITATUD Kantselei direktori 27. märtsi 2013 käskkirjaga nr 3.1-2/8
I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Asjaajamise ja infotehnoloogia osakond

1.2 Ametikoha nimetus Juhataja

1.3 Kellele allub Kantselei direktor

1.4 Alluvad
Osakonna teenistujad
Infotehnoloogia ja infoturbe talituse teenistujad talituse juhataja kaudu
Asjaajamistalituse teenistujad

1.5 Asendajad
Vabariigi Presidendi nõunik-abi – osakonna üldist juhtimist ja asjaajamist puudutavates küsimustes
Direktori nõunik – kantselei dokumendihaldussüsteemi administreerimist puudutavates küsimustes
Konsultant – personalitöö korraldust puudutavates küsimustes ja dokumentide vormistamises
Referent – asjaajamistalituse igapäevast tööd puudutavates küsimustes
Nõunik – asjaajamist puudutavates üldistes küsimustes
Infotehnoloogia ja infoturbe talituse juhataja – infotehnoloogia ja infoturbe talituse tööd puudutavates küsimustes

1.6 Keda asendab
Vabariigi Presidendi nõunik-abi – Vabariigi Presidendi asjaajamist puudutavates küsimustes
Nõunik – arhivaalide laenutamist puudutavates küsimustes
Konsultant – personalitööd puudutavates küsimustes

II AMETIKOHA EESMÄRK

Vabariigi Presidendi ja kantselei asjaajamise, personalitöö ja infotehnoloogilise töö juhtimine ja korraldamine

III TEENISTUSKOHUSTUSED JA OODATAVAD TULEMUSED

3.1 Juhib ja koordineerib osakonna tööd, sh:
3.1.1 Õpetab välja ja juhendab osakonna teenistujaid
3.1.2 Koostab ja uuendab töökorralduslikke juhendeid osakonna teenistujatele
3.1.3 Koostab valvesekretäride tööajakava 
3.1.4 Vajadusel ja kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate dokumentidega ettenähtud juhtudel teostab vajalikud hanked või korraldab nende teostamise
3.1.5 Osaleb kantselei eelarve koostamisel osakonna tegevusvaldkonda puudutavas ulatuses

Osakond töötab tulemuslikult ja häireteta, osakonna teenistujad on teadlikud kõigist nende tegevust reguleerivatest eeskirjadest ja tavadest ning osakonna teenistujate töökorralduslikud juhendid on ajakohased. Vabariigi President ning kantselei on tagatud ööpäevaringse asjaajamisteenusega ning vahetuste ajakava koostamisel on arvestatud õigusaktide nõuetega, osakonna tegevuseks vajalikud hanked on teostatud korrektselt ja õigeaegselt, kantselei eelarves on arvestatud osakonna tegevusvaldkonnast tulenevate vajadustega ning osakonna tegevuses on arvestatud kantselei eelarveliste võimalustega

3.2 Juhib ja koordineerib asjaajamise (ja infotehnoloogia valdkonda), sh:
3.2.1 Juhendab, kontrollib ja nõustab kantselei struktuuriüksusi ja teenistujaid asjaajamise ja dokumendihalduse küsimustes
3.2.2 Jälgib kantselei asjaajamiskorra täitmist ning teeb vajadusel korras muudatusi
3.2.3 Hoiab end kursis Eestis kehtivate asjaajamisalaste õigusaktide ja juhenditega
3.2.4 Korraldab vajalike kirjalike tõlgete tellimist
3.2.5 Peab tõlketööde arvestust ja kontrollib tõlkide esitatud tööde aruandeid või arveid
3.2.6 Valmistab ette ja vormistab tõlkide lepingud
3.2.7 Korraldab vabariigi aastapäevale kutsutavate nimekirja vormistamist ja täiendamist

Kantselei asjaajamine ja dokumendihaldus on korrektne ja ajakohane ning vastab kehtivatele nõuetele, valdkonda reguleerivad eeskirjad on olemas ja ajakohased, valdkonnas antavad nõuanded ja tehtavad ettepanekud on objektiivsed ning arvestavad kantselei vajadusi ja eesmärke, tõlkelepingud on olemas, kirjalikud tekstid on tõlgitud tähtaegselt ning tõlketööde arvestus ja tõlkide esitatud aruanded või arved on kooskõlas tellitud töödega, vabariigi aastapäevale kutsutavate nimekiri on vormistatud ja täiendatud, kutsed aastapäevale on välja saadetud

3.3 Juhib ja koordineerib kantselei personalitöö valdkonda, sh:
3.3.1 Koordineerib kantselei personalipoliitika väljatöötamist ja elluviimist
3.3.2 Osaleb kantselei palgapoliitika kujundamises, koordineerib vastavate juhendite väljatöötamist
3.3.3 Korraldab personali arendamist ja hindamist. Vajadusel korraldab ja koordineerib personaliarenduse projekte 
3.3.4 Analüüsib hindamis- ja arenguvestluste tulemusi, vajadusel juhendab individuaalsete arengukavade koostamist
3.3.5 Koordineerib ametijuhendite koostamist
3.3.6 Korraldab koostöös kantselei direktoriga ning vastava osakonna juhatajaga teenistujate värbamist ja valikut, valmistab ette ja vormistab vajalikud dokumendid
3.3.7 Koostab kantselei personalitöö valdkonna töökorralduslikke dokumente, tööjuhendeid
3.3.8 Teeb ettepanekuid kantselei töökorralduse, struktuuri ja koosseisu kohta, koostab ja vormistab vastavad vajalikud dokumendid
3.3.9 Nõustab kantselei teenistujaid personalialastes küsimustes

Personalitöö põhimõtted on välja töötatud ja neid rakendatakse, valdkonna juhendid ja eeskirjad on välja töötatud ja ajakohased ning arvestavad kantselei vajadusi ja eesmärke, arendusprojektid on toimivad ja tõhusad ning tuginevad hindamis- ja arenguvestluste analüüsidel, kantselei teenistujatel on olemas ajakohased ametijuhendid ning vajadusel on koostatud individuaalsed arengukavad, teenistusse võtmised ja teenistussuhete muutmised ja lõpetamised on teostatud ning dokumendid on vormistatud korrektselt ja õigeaegselt, valdkonda reguleerivad eeskirjad on olemas ja ajakohased, valdkonnas antavad nõuanded ja tehtavad ettepanekud on objektiivsed ning arvestavad kantselei vajadusi ja eesmärke

3.4 Tellib Vabariigi Presidendi ja kantselei vajadustest lähtuva perioodika ja kirjanduse, vajadusel kaasab otsustamisse avalike suhete osakonna ja teised asjaomased teenistujad
Perioodika ja kirjandus on tellitud kantseleisse tähtaegselt

3.5 Korraldab resolutsiooniga täitmiseks suunatud pöördumistele vastamise, vajadusel kooskõlastab teiste kantselei teenistujate koostatud vastused või algatuskirjad
Pöördumistele on vastatud vastavalt kantselei asjaajamiskorrale

3.6 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud teenistujatele
Teave on edastatud esimesel võimalusel

3.7 Täidab Vabariigi Presidendi ja kantselei direktori antud ühekordseid ülesandeid, kantselei sise-eeskirjadega osakonna juhatajatele pandud juhtimis- ja korraldamisfunktsioone ning teeb koostööd kantselei teiste üksuste ja teenistujatega Vabariigi Presidendi ja kantselei eesmärkide saavutamiseks

Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud

IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistuskohustuste tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistuse eest 
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistuskohustuste täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest

V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla faksiteadetele ja Vabariigi Presidendi ülesandel saadetavate dokumentide saatekirjadele, osakonna tööks vajalikele asjaajamise iseloomuga kirjadele ning osakonna tegevusvaldkonda puudutavatele tellimustele ja lepingutele, millega võetakse kantseleile majanduslikke kohustusi kantselei direktori poolt aastaeelarve kinnitamisel määratud ulatuses
5.2 Kaasata Vabariigi Presidendi jõulukaartide adressaatide nimekirja lõplikku kontrolli kantselei teisi teenistujaid 
5.3 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt teavet ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.4 Saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada teenistuskohustuste täitmisel kantselei autot ning mobiiltelefoni (kantselei direktori kehtestatud limiidi ulatuses)
5.5 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid osakonna teenistujate täiendkoolituseks
5.6 Teha ettepanekuid teenistuskohustuste täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.7 Teha ettepanekuid spetsialistide kaasamiseks osakonna ülesannete tõhusamaks ja otstarbekamaks täitmiseks, teha ettepanekuid osakonna ja kantselei töö paremaks korraldamiseks
5.8 Esindada kantseleid oma teenistuskohustuste täitmiseks vajalikus ulatuses riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes ning suhetes juriidiliste ja füüsiliste isikutega

VI AMETIKOHAL ESITATAVAD PÕHINÕUDED

6.1 Magistrikraad või sellega võrdsustatud haridustase (sellele vastav riiklikult tunnustatud diplom)
6.2 Ametikoha tegevusvaldkonna hea tundmine, eelnev töökogemus vastavas valdkonnas kolm aastat ja/või vastav enesetäiendus
6.3 Juhtimisalased teadmised ja oskused, sealhulgas juhtimisprintsiipide tundmine ja praktilise töö korraldamise oskus ning oskus planeerida tööprotsesse ja alluvate tööd
6.4 Iseseisvus, otsustusvõime, analüüsi- ja sünteesivõime, suuline ja kirjalik väljendusoskus, hea suhtlemisoskus ja kohusetunne
6.5 Eesti keel kõrgtasemel, vähemalt ühe Euroopa Liidu keele oskus kesktasemel
6.6 Tabel- ja tekstitöötlusprogrammide kasutamise oskus