• A- A A+

Protokolliosakonna juhataja ametijuhend

KINNITATUD Kantselei direktori 27. märtsi 2013 käskkirjaga nr 3.1-2/8

I ÜLDOSA

1.1 Struktuuriüksuse nimetus
Protokolliosakond

1.2 Ametikoha nimetus
Juhataja

1.3 Kellele allub
Kantselei direktor

1.4 Alluvad
Osakonna teenistujad

1.5 Asendajad
Nõunik – jooksva töö küsimustes
Siseosakonna juhataja - ametniku ülesannetes

1.6 Keda asendab
Puudub

II AMETIKOHA EESMÄRK

Vabariigi Presidendi ja presidendi abikaasa töö protokollilised lahendused ja teostamine vastavalt siseriiklikele ja rahvusvahelistele tavadele ja otstarbekusele. Vabariigi Presidendi ajakavade koostamine

III TEENISTUSKOHUSTUSED JA OODATAV TULEMUS

3.1 Juhib protokolliosakonna tööd, sh:
3.1.1 Õpetab välja ja juhendab osakonna teenistujaid
3.1.2 Koostab ja uuendab töökorralduslikke juhendeid osakonna teenistujatele
3.1.3 Teeb osakonnasisese tööjaotuse 
3.1.4 Vajadusel ja kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate dokumentidega ettenähtud juhtudel teostab vajalikud hanked või korraldab nende teostamise
3.1.5 Osaleb kantselei eelarve koostamisel osakonna tegevusvaldkonda puudutavas ulatuses

Osakond töötab tulemuslikult ja häireteta, osakonna teenistujad on teadlikud kõigist nende tegevust reguleerivatest eeskirjadest ja tavadest ning osakonna teenistujate töökorralduslikud juhendid on ajakohased, kantselei eelarves arvestatud osakonna tegevusvaldkonnast tulenevate vajadustega ning osakonna tegevuses arvestatud kantselei eelarveliste võimalustega

3.2 Koordineerib vanema käsundusohvitseri ja noorema käsundusohvitseri tööd

Käsundusohvitserid on teadlikud Vabariigi Presidendi päevakavast ja sellest tulenevatest ülesannetest

3.3 Arvestades Vabariigi Presidendi suuniseid koostab Vabariigi Presidendi ajakava vastavalt nõunikelt saadud sisenditele

Vabariigi Presidendi ajakava on koostatud vastavalt Vabariigi Presidendi soovidele

3.4 Leiab Vabariigi Presidendi ja presidendi abikaasa kohtumistele, üritustele, tseremooniatele, visiitidele jne. vajalikul tasemel protokollikohase lahenduse

Kohtumised, tseremooniad jne. toimuvad vastavalt protokollireeglitele ja sisulisi vajadusi arvestades

3.5 Korraldab koostöös haldusosakonnaga Vabariigi Presidendi vastuvõtud, lõunad, õhtusöögid 

Vabariigi Presidendi vastuvõtud, lõunad ja õhtusöögid on korraldatud korrektselt ja vajalikule tasemele vastavalt

3.6 Valmistab koostöös välisosakonna ja Välisministeeriumiga ette Vabariigi Presidendi riigivisiidid ja muud välisvisiidid

Visiidid on korraldatud korrektselt ja vajalikule tasemele vastavalt

3.7 Koordineerib Vabariigi aastapäeva kontsert-etenduse ja vastuvõtu korraldamist

Vabariigi aastapäeva kontsert-etendus ja vastuvõtt on korraldatud korrektselt ja vajalikule tasemele vastavalt ning kulgevad ladusalt

3.8 Koostab koostöös Vabariigi Presidendi nõunikega Vabariigi aastapäeva vastuvõtule kutsutute nimekirja ja esitab selle Vabariigi Presidendile

Kontrollitud ja korrektne nimekiri on tähtajaks koostatud ja Vabariigi Presidendile esitatud

3.9 Korraldab enne Vabariigi aastapäeva riiklike teenetemärkide üleandmist, osaleb ürituse Eesti Tänab ettevalmistamises tagamaks selle korralduse protokolliline tase

Teenetemärkide üleandmine on korraldatud korrektselt ja vajalikule tasemele vastavalt

3.10 Korraldab koostöös Välisministeeriumi protokolliosakonnaga Eestit külastavate riigipeade visiite, vastutab Vabariigi Presidenti puudutava osa eest kavas

Eestit külastavate riigipeade visiidid on korraldatud korrektselt ja vajalikule tasemele vastavalt

3.11 Korraldab koostöös Väliministeeriumi protokolliosakonna ja teiste riigiasutustega riiklikke tähtpäevade ja sündmuste tähistamisüritusi, millest võtab osa Vabariigi President; vastutab Vabariigi Presidenti puutuva osa eest kavas

Riiklikud tähtpäevad on korraldatud korrektselt ja vajalikule tasemele vastavalt

3.12 Korraldab koostöös Vabariigi Presidendi nõunike ja siseosakonnaga Vabariigi Presidendi siseriiklikke visiite ja ringsõite

Visiidid ja ringsõidud on korraldatud korrektselt ja vajalikule tasemele vastavalt

3.13 Koostab koostöös raamatupidamise osakonnaga Vabariigi Presidendi visiitide ja ürituste eelarved ning esitab need kantselei direktorile, jälgib kantselei direktori poolt heaks kiidetud eelarve täitmist

Visiitide eelarved on esitatud kantselei direktorile tema poolt määratud tähtajaks, eelarve täidetud

3.14 Teeb ettepanekuid Vabariigi Presidendi esindusülesanneteks vajaliku inventari (serviis jne) taseme ja soetamise kohta 

Inventar on olemas, kasutuses ja vastab riigipea protokolli nõuetele

3.15 Teeb ettepanekuid kantselei sisustuse ja esindusesemete taseme ja soetamise kohta

Kantselei sisustuse ja esindus-esemed vastavad riigipea protokolli nõuetele

3.16 Koostab resolutsiooniga täitmiseks suunatud pöördumiste vastused, vajadusel kooskõlastab teiste kantselei teenistujate poolt koostatud vastused või algatuskirjad

Pöördumistele on vastatud vastavalt kantselei asjaajamiskorrale

3.17 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud teenistujatele

Teave on edastatud esimesel võimalusel

3.18 Täidab muid Vabariigi Presidendi ja kantselei direktori poolt antud ühekordseid ülesandeid, kantselei sise-eeskirjadega osakonna juhatajatele pandud juhtimis- ja korraldamisfunktsioone ning teeb koostööd kantselei teenistujatega Vabariigi Presidendi ja kantselei eesmärkide saavutamiseks

Ülesanded on korrektselt ja õigeaegselt täidetud

IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistuskohustuste tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest
4.2 Vastutab enda poolt viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja nõuetekohase vormistuse eest
4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistuskohustuste täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest
4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest
4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest

V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla osakonna tööks vajalikele asjaajamise iseloomuga kirjadele, kooskõlastatult kantselei direktori või Vabariigi Presidendiga ka Vabariigi Presidendile saadetud pöördumistele ning kirjutada alla osakonna tegevusvaldkonda puudutavatele tellimustele ja lepingutele, millega võetakse kantseleile majanduslikke kohustusi kantselei direktori poolt aastaeelarve kinnitamisel määratud ulatuses
5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks
5.3 Saada teenistuskohustuste täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada teenistuskohustuste täitmisel kantselei krediitkaarti, kantselei autot ning mobiiltelefoni (kantselei direktori poolt kehtestatud limiidi ulatuses)
5.4 Saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt kantselei koolituskavale ning teha ettepanekuid osakonna teenistujate täiendkoolituseks
5.5 Teha ettepanekuid teenistuskohustuste täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks
5.6 Teha ettepanekuid spetsialistide kaasamiseks osakonna ülesannete efektiivsemaks ja otstarbekamaks täitmiseks, teha ettepanekuid osakonna kantselei töö paremaks korraldamiseks
5.7 Esindada kantseleid oma teenistuskohustuste täitmiseks vajalikus ulatuses riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes ning suhetes juriidiliste ja füüsiliste isikutega

VI AMETIKOHALE ESITATAVAD PÕHINÕUDED

6.1 Magistrikraad või sellega võrdsustatud haridustase (sellele vastav riiklikult tunnustatud diplom)
6.2 Ametikoha tegevusvaldkonna hea tundmine, eelnev töökogemus riigi ametiasutuses 5 aastat, praktilist kogemust vastutava protokolliametnikuna 2 aastat, eelnev välissuhtlemise alane kogemus EV välisteenistuses 
6.3 Eesti keele oskus kõrgtasemel, vähemalt kahe võõrkeele (sh inglise keel) valdamine kõnes ja kirjas
6.5 Juhtimisalased teadmised ja oskused, sealhulgas juhtimisprintsiipide tundmine ja praktilise töö korraldamise oskus ning oskus planeerida tööprotsesse ja alluvate tööd
6.6 Suurürituste ja kõrgel tasemel rahvusvaheliste visiitide korraldamise oskus, sealhulgas oskus hallata komplitseeritud süsteeme
6.7 Rahvusvahelise diplomaatilise protokolli ja rahvusvahelise olukorra tundmine, etiketi tundmine