• A- A A+

Vabariigi presidendi nõunik-abi ametijuhend

KINNITATUD Kantselei direktori 5. septembri 2014 käskkirjaga nr 3.1-2/19
 
I ÜLDOSA

1.1  Struktuuriüksuse nimetus
Puudub

1.2  Ametikoha nimetus
Vabariigi Presidendi nõunik-abi

1.3  Kellele allub
Vabariigi President, töö koordineerimises kantselei direktor

1.4  Alluvad
Puuduvad

1.5  Asendajad
Vabariigi Presidendi nõunik-erasekretär, vajadusel asjaajamise ja infotehnoloogia osakonna juhataja

1.6  Keda asendab
Vabariigi Presidendi nõunik-erasekretär
Asjaajamise ja infotehnoloogia osakonna juhataja – osakonna üldises juhtimises

II AMETIKOHA EESMÄRK

Korraldada Vabariigi Presidendi tööd jooksvas asjaajamises ning luua selleks vajalik keskkond.

III TEENISTUSKOHUSTUSED JA OODATAVAD TULEMUSED

3.1 Korraldab Vabariigi Presidendi asjaajamist vastavalt asjaajamist reguleerivatele eeskirjadele, sh:

3.1.1 edastab saabunud posti Vabariigi Presidendile;

3.1.2 vastab Vabariigi Presidendi korraldusel tema kirjadele;

3.1.3 vastab Vabariigi Presidendile saadetud autogrammisoovidele;

3.1.4 esitab kantseleis koostatud dokumendid Vabariigi Presidendile allakirjutamiseks;

3.1.5 säilitab Vabariigi Presidendile koostatud dokumentatsiooni (peab Vabariigi Presidendi isiklikke toimikuid ja tagab toimikutes sisalduvate dokumentide korrastatuse);

3.1.6 täiendab ja süstematiseerib Vabariigi Presidendi eraarhiivi;

3.1.7 vajadusel koostab kokkuvõtted Vabariigi Presidendi kohtumiste või tema peetavate telefonikõnede kohta.

Vabariigi Presidendi asjaajamine on korrektne ja ladus, presidendi arhiiv (sh eraarhiiv) korrastatud.

3.2 Edastab Vabariigi Presidendi antavad dokumendid ja ülesanded adressaatidele, jälgib vajadusel presidendi antud ülesannete täitmist.

Infovahetus Vabariigi Presidendiga on korrektne ja ladus, presidendi antud ülesanded on täidetud.

3.3 Kontrollib kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade täitmist osas, mis puudutab Vabariigi Presidendi asjaajamist, sh:

3.3.1 kontrollib Vabariigi Presidendi kirjade ja kõnede vormistust, eestikeelsete kirjade ja kõnede õigekirja õigsust;

3.3.2 kontrollib Vabariigi Presidendi kohtumiste memode esitamist;

3 3.3 kontrollib Vabariigi Presidendile rutiinse teabe esitamist.

Vabariigi Presidendi dokumendid on korrektsed ja vormistatud õigesti, memod on esitatud tähtaegselt, infovahetus Vabariigi Presidendiga on korrektne ja ladus.

3.4 Vajadusel osaleb Vabariigi Presidendi kohtumiste ja visiitide ettevalmistamisel. Jälgib Vabariigi Presidendi ajakava kooskõla presidendi soovide ja erakalendriga.

Kohtumised ja visiidid on ettevalmistatud korrektselt. Vabariigi Presidendi ajakava planeerimisel on arvestatud presidendi soove ja erakalendrit.

3.5 Koostab Vabariigi Presidendi isiklike jõulukaartide ja muude hulgipostitusega saadetavate dokumentide adressaatide nimekirja, osaleb kontaktandmete kogumisel.

Nimekirjad on koostatud ja kontrollitud õigeaegselt, info asjaajamistalitusele edastatud korrektselt.

3.6. Koordineerib SA Vabariigi Presidendi Kultuurirahastu tööd vastavalt sihtasutuse põhikirjale.

SA Vabariigi Presidendi Kultuurirahastu töö on järjepidev ja korrektne.

3.7 Edastab kantselei teenistujaid puudutava olulise teabe asjast huvitatud osakonnale.

Teave on edastatud esimesel võimalusel.

3.8 Täidab teisi Vabariigi Presidendi ja kantselei direktori antud ülesandeid ning teeb koostööd kantselei teiste üksuste ja teenistujatega Vabariigi Presidendi ja kantselei eesmärkide saavutamiseks.

Ülesanded on täidetud korrektselt ja õigeaegselt.

IV VASTUTUS

4.1 Vastutab ametikoha eesmärgi ja teenistusülesannete tähtaegse ja tulemusliku täitmise eest.

4.2 Vastutab enda viseeritud või allkirjastatud dokumentide sisu ja vormistusliku külje eest.

4.3 Vastutab Vabariigi Presidenti ja kantseleid puudutava juurdepääsupiiranguga ja muu teenistusülesannete täitmise kaudu teatavaks saanud avalikustamisele mittekuuluva teabe hoidmise eest.

4.4 Vastutab kantselei sisemist töökorraldust reguleerivate eeskirjade ja juhendite täitmise eest.

4.5 Vastutab enda kasutuses oleva kantselei vara heaperemeheliku hoidmise ja sihipärase kasutamise eest.

V ÕIGUSED

5.1 Kirjutada alla teenistuskohustuste täitmiseks vajalikele informatsioonilise sisuga kirjadele, taotlustele ja arupärimistele, millega ei võeta majanduslikke kohustusi kantseleile; kirjutada alla Vabariigi Presidendi nimel saadetavatele kirjadele.

5.2 Saada teistelt kantselei teenistujatelt ja struktuuriüksustelt informatsiooni ja dokumente teenistuskohustuste täitmiseks.

5.3 Anda kooskõlastatult vastava üksuse juhiga asjaajamise ja infotehnoloogia osakonna asjaajamistalituse ja protokolliosakonna teenistujatele ametijuhendiväliseid ülesandeid Vabariigi Presidendi teenindamise korraldamisel.

5.4 Saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke bürootarbeid, kasutada kantselei autot töösõitudeks ning mobiiltelefoni (kantselei direktori kehtestatud limiidi ulatuses), teha ettepanekuid teenistusülesannete täitmiseks vajaliku kirjanduse tellimiseks ja ostmiseks.

5.5 Saada teenistuseks vajalikku täienduskoolitust vastavalt koolituskavale.

5.6 Teha ettepanekuid spetsialistide kaasamiseks kantselei töö tõhusamaks ja otstarbekamaks täitmiseks ja töö paremaks korraldamiseks.

5.7 Esindada Vabariigi Presidenti ja kantseleid oma teenistuskohustuste täitmiseks vajalikus ulatuses riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustes ning suhetes juriidiliste ja füüsiliste isikutega.

VI NÕUDMISED AMETIKOHAL

6.1 Kõrgharidus (soovitavalt eesti filoloogia), asjaajamisalane või vastav täiendõpe.

6.2 Ametikoha tegevusvaldkonna hea tundmine, eelnev töökogemus vastavas valdkonnas vähemalt kolm aastat ja vastav täiendõpe.

6.3 Riigi põhikorra (põhiseadus ja põhiseaduslikud seadused), kodanike õiguste ja vabaduste, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku teenistust reguleerivate õigusaktide tundmine.

6.4 Teadmised Euroopa Liidu institutsioonidest, organisatsiooni struktuurist ning õigussüsteemist ja selle rakendamisest, Euroopa Liidu otsustetegemise protsessi tundmine, põhjalikud teadmised ametikoha töövaldkonnas eurointegratsioonist.

6.5 Hea suhtlemisoskus, sealhulgas oskus korraldada koostööd avalike huvide elluviimisel ja suhelda avalikkusega.

6.6 Eesti keele oskus, ühe võõrkeele oskus kõrgtasemel või kahe võõrkeele oskus kesktasemel ametialase sõnavara valdamisega.

6.7 Ametikohal vajalike arvutiprogrammide ja andmekogude käsitsemise oskus

6.8 Algatusvõime ja loovus.

6.9 Võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras, efektiivselt kasutada aega.

6.10 Kohusetunne, otsustus- ja vastutusvõime, sealhulgas suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires, võime näha ette otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest.

6.11 Intellektuaalne võimekus, sealhulgas olulise eristamise ning analüüsi- ja sünteesivõime, võime omada informatsiooni kasutusvalmina ning reageerida kiiresti muutustele.