• A- A A+

Информация об обработке содержащихся в документах личных данных в Канцелярии Президента Республики

Здесь можно найти информацию о принципах обработки личных данных в Канцелярии Президента Республики, а также о правах лица при ознакомлении со своими личными данными.
Специалист по защите данных: Сирли Кинг-Пээтс, andmekaitsespetsialst(@)vpk.ee

Личные данные

Личные данные – это любые данные, позволяющие идентифицировать личность. Обработкой личных данных считаются все совершаемые с личными данными операции, за исключением:

  • обработки данных юридических лиц и учреждений, а также обработки данных физических лиц, если данные обрабатываются в связи с его должностными обязанностями;
  • обработки личных данных на интернет-сайтах, на которых имеются ссылки на интернет-сайте Президента Республики или Канцелярии Президента Республики, но которыми Канцелярия Президента Республики не управляет (внешние ссылки).
Посещение интернет-сайта Президента Республики и Канцелярии Президента Республики

При посещении интернет-сайта собираемые и сохраняемые данные о посетителе ограничиваются:
  • интернет-адресом (IP-адресом) используемого компьютера или компьютерной сети;
  • именем и адресом лица, предлагающего интернет-услугу используемому компьютеру или компьютерной сети;
  • временем посещения (время, число, год);
  • информацией о том, какая часть интернет-сайта посещается и как долго посетитель там находится.
IP-адреса не связываются с идентифицирующей лицо информацией. Собранные данные используются для ведения статистики посещений, чтобы на основе этого развивать интернет-сайт и делать его более удобным для посетителей. Данные хранятся 1 год.

Правовые акты Президента Республики. Документы, относящиеся к решениям Президента Республики

Личные данные содержит правовой акт, которым регулируются права или обязательства конкретного лица (например, приказ о присуждении почетной степени). Президенту Республики через Канцелярию Президента Республики представляется предложение об издании соответствующего правового акта и, при необходимости, другие необходимые для принятия решения документы (базовые документы). Базовые документы представляет подготовившее их учреждение, а при необходимости Канцелярия Президента Республики собирает дополнительные данные. Если речь идет о правовом акте, который содержит личные данные, то личные данные, как правило, содержатся и в базовых документах этого правового акта. Правовой акт Президента Республики передается третьим лицам в соответствии с программой распределения правовых актов, а также лицу, личные данные которого он содержит.

Правовые акты Президента Республики публикуются в электронном варианте Riigi Teataja, на интернет-сайте Президента Республики, а также в регистре документов Канцелярии Президента Республики. К базовым документам решений Президента Республики, которые содержат личные данные, через регистр документов канцелярии доступ не предоставляется.

Ходатайство о разъяснении, требование предоставления информации и прочая переписка (обращения)

Личные данные используются для ответов авторам обращений. Если для ответа необходимо сделать запросы, то Канцелярия Президента Республики оглашает личные данные только в необходимом объеме.

Если в Канцелярию президента Республики поступает обращение, ответ на которое находится в компетенции другого учреждения, то обращение передается туда. Автор обращения информируется о передаче его письма.

Переписка может быть использована также внутри учреждения для оценки качества и объема его работы. Статистика переписки и заключения при необходимости оглашаются Канцелярией Президента Республики только безлично, без указания имен.

Данные о переписке, согласно закону, доступны в регистре документов Канцелярии Президента Республики. Как правило, обращения и ответы физических лиц подписаны в общественном доступе регистра документов в обобщенном виде, а для упрощения работы внутри учреждения – более конкретно.

В ходе выполнения требования о предоставлении информации для ознакомления с перепиской Канцелярия Президента Республики устанавливает ограничение доступа к информации, указанной в ст. 35 Закона о закрытой информации.

Несмотря на ограничение доступа, документ выдается учреждению или лицу, которое имеет вытекающее из закона право доступа (напр., ведущее досудебное производство лицо или суд).

Переписка с частными лицами хранится в Канцелярии Президента Республики 5 лет. Хранящиеся дольше этого срока документы подлежат уничтожению или передаче в Национальный архив. Если в отношении документа установлено ограничение доступа, то национальный архив не дает к ним доступа до окончания установленного на основании закона срока действия ограничения.

Представленные в Канцелярию Президента Республики ходатайства о месте для практики, а также заявления о принятии на работу, соискания

Все связанные с соисканием документы содержат личные данные (например, заявление с относящимися к нему документами, переписка с кандидатом, информация о кандидате, собранная в открытых источниках). В отношении данных других лиц, которые претендент представляет в своих документах, Канцелярия Президента Республики предполагает, что при их передаче исходят из Закона о защите личных данных, и Канцелярия Президента Республики имеет право, например, связываться с лицами, которые указаны в документах в качестве дающих рекомендацию.

Связанная с соисканием работы переписка регистрируется в регистре документов Канцелярии Президента Республики, где указываются регистрационные данные документов и инициалы кандидата, открытый доступ к документам не предоставляется. В отношении всех связанных с соисканием работы документов установлено ограничение доступа. Оглашению не подлежит также информация об участии человека в конкурсе. Информация о принятии на службу является открытой.

В Канцелярии Президента Республики доступ к документам обеспечивается лицам, связанным с соответствующим процессом принятия решения.

Содержащие данные регистрируемые документы хранятся в соответствии со сроками хранения документов, установленными в перечне документов. Дополнительно собранные Канцелярий Президента Республики, но не зарегистрированные документы уничтожаются по истечении необходимости.

Заключенные Канцелярией Президента Республики договоры

Заключенные с физическими лицами договоры содержат личные данные, частично являющиеся данными, оглашение которых может нарушить неприкосновенность частной жизни (напр., контактные данные). Доступ к заключенным с физическими лицами договорам обеспечивается тем, кто требует запроса соответствующей информации.

Передача личных данных другому учреждению и лицу

Помимо указанных выше случаев, личные данные с ограниченным доступом можно передавать только учреждению или лицу, имеющему для этого предусмотренное законом право (например, суд или проводящее досудебное производство лицо), а также обоснованную необходимость.

Право знакомиться со своими данными. Право требовать исправления неверных данных

Каждый имеет право знакомиться с личными данными, которые собраны о нем Канцелярией Президента Республики. Если личные данные не оглашены на интернет-сайте, то можно представить ходатайство о получении данных. По возможности данные предоставляются в запрошенном ходатайствующим лицом виде в течение пяти дней после регистрации ходатайства. Если в отношении личных данных установлено ограничение доступа, Канцелярия Президента Республики должна убедиться в соответствии личности ходатайствующего лица. За выдачу данных на бумаге в объеме начиная с 21-й страницы можно требовать плату в размере до 0,19 евро за каждый выданный лист.

Ходатайство оставляется без удовлетворения, если его удовлетворение может
  • нарушить права и свободы другого лица;
  • препятствовать предотвращению преступления или поимке преступника;
  • усложнить выяснение истины в рамках уголовного производства;
  • угрожать защите тайны происхождения ребенка.
Каждый имеет право требовать исправления своих неверных личных данных.

Если Канцелярия Президента Республики (больше) не имеет законного основания для использования данных, вы можете требовать прекращения их использования или их удаления.

Лицо имеет право предъявить в отношении действий Канцелярии Президента Республики при обработке личных данных возражение или жалобу Инспекции по защите данных или обратиться с жалобой в административный суд.